האתגר: ניהול מורכב של עובדים, משמרות ואילוצים
ארגונים המעסיקים עובדים במשמרות נדרשים להתמודד מדי יום עם משימה תפעולית מורכבת: בניית סידור עבודה, התאמת עובדים לתפקידים, טיפול בזמינות ובאילוצים, החלפות משמרות, היעדרויות, שעות נוספות ושינויים של הרגע האחרון.
כאשר התהליך מתנהל באמצעות גיליונות Excel, קבוצות WhatsApp, הודעות טלפון ומספר מערכות נפרדות, קשה לשמור על תמונת מצב עדכנית ואמינה. מנהלים נאלצים להשקיע זמן רב באיסוף זמינות העובדים, פתרון התנגשויות, איתור עובדים למשמרות חסרות ועדכון הסידור בכל פעם שמתרחש שינוי.
בנוסף, העובדים עצמם מתקשים לעיתים לדעת מהו סידור העבודה העדכני, מתי הם עובדים, אילו בקשות אושרו ומי מחליף אותם במקרה של שינוי. היה צורך ליצור מערכת מרכזית שתאפשר לנהל את כל מחזור חיי המשמרת במקום אחד.
מטרות הפרויקט: להפוך את סידור העבודה לתהליך מהיר, חכם ומבוקר
המטרה המרכזית הייתה לפתח אפליקציית Web שתאפשר למנהלים לבנות ולנהל סידורי עבודה במהירות, ובמקביל לספק לעובדים ממשק פשוט ונוח לצפייה במשמרות, דיווח זמינות, הגשת בקשות והחלפת משמרות.
המערכת נדרשה לרכז במקום אחד את העובדים, הסניפים, המחלקות, התפקידים, המשמרות והאילוצים, ולספק למנהלים תמונת מצב מלאה בזמן אמת.
מטרה נוספת הייתה לצמצם ככל האפשר פעולות ידניות באמצעות התראות, חוקים עסקיים, הצעות שיבוץ ואוטומציות שמסייעות למנהל ליצור סידור עבודה מאוזן, יעיל ותואם לצורכי הארגון.
הפתרון: אפליקציה חכמה לניהול משמרות וסידורי עבודה
פיתחנו אפליקציה מרכזית לניהול משמרות המאפשרת לארגון לנהל את כל תהליך סידור העבודה – החל מהגדרת העובדים והמשמרות ועד פרסום הסידור, החלפות, דיווחי נוכחות והפקת דוחות.
המנהלים יכולים ליצור משמרות לפי ימים, שעות, מחלקות, סניפים ותפקידים, לשבץ עובדים באמצעות ממשק ויזואלי ולראות באופן מיידי אם קיימים חוסרים, התנגשויות או חריגות.
העובדים מקבלים אזור אישי שבו הם יכולים לצפות במשמרות הקרובות שלהם, להגיש זמינות ואילוצים, לבקש חופשה, להציע החלפת משמרת, לקבל התראות ולעקוב אחר סטטוס הבקשות.
סידור עבודה באמצעות Drag & Drop
אחד המרכיבים המרכזיים במערכת הוא לוח סידור עבודה אינטראקטיבי המאפשר למנהלים לשבץ עובדים במשמרות באמצעות Drag & Drop.
ניתן להעביר עובד בין משמרות, לשנות שעות, להעתיק משמרות מיום ליום או משבוע לשבוע וליצור תבניות קבועות לסידורי עבודה חוזרים.
בזמן השיבוץ המערכת בודקת באופן אוטומטי האם העובד זמין, האם קיימת חפיפה עם משמרת אחרת, האם הוא מתאים לתפקיד והאם השיבוץ יוצר חריגה ממספר השעות שהוגדר עבורו.
כך יכול המנהל לזהות בעיות כבר בזמן בניית הסידור, במקום לגלות אותן לאחר שהמשמרות פורסמו.
ניהול זמינות, אילוצים ובקשות עובדים
האפליקציה מאפשרת לעובדים לעדכן מראש את הזמינות שלהם ולהגדיר ימים או שעות שבהם אינם יכולים לעבוד. ניתן גם להגיש בקשות לחופשה, יום חופש או שינוי זמני בזמינות.
המידע מוצג למנהל ישירות בתוך לוח סידור העבודה, כך שאין צורך לאסוף בקשות באמצעות הודעות, מיילים או מסמכים נפרדים.
המנהל יכול לאשר או לדחות בקשות, להוסיף הערות ולראות את היסטוריית הבקשות של כל עובד. העובד מקבל עדכון אוטומטי בכל שינוי בסטטוס הבקשה.
מנגנון מתקדם להחלפת משמרות
החלפת משמרות היא אחד התהליכים הנפוצים והמורכבים ביותר בארגונים העובדים במשמרות. לכן פותח במערכת מנגנון ייעודי לניהול החלפות בצורה מבוקרת.
עובד שאינו יכול להגיע למשמרת יכול לפרסם בקשת החלפה לעובדים מתאימים. עובדים אחרים יכולים להציע לקחת את המשמרת, והמערכת בודקת באופן אוטומטי התאמה לתפקיד, זמינות והתנגשויות בלוח העבודה.
בהתאם להגדרות הארגון, ניתן לקבוע אם החלפת משמרת מתבצעת באופן אוטומטי או מחייבת אישור של מנהל.
לאחר האישור, סידור העבודה מתעדכן באופן אוטומטי וכל הצדדים מקבלים הודעה על השינוי.
ניהול עובדים, תפקידים וסניפים
האפליקציה כוללת בסיס נתונים מרכזי של העובדים ומאפשרת לנהל עבור כל עובד פרטים אישיים, תפקידים, מחלקות, סניפים, מיומנויות, היקף משרה והרשאות.
ניתן להגדיר אילו עובדים מורשים לבצע כל תפקיד, באילו סניפים הם יכולים לעבוד ומהו מספר השעות או המשמרות הרצוי עבור כל עובד.
בארגונים המפעילים מספר סניפים ניתן לנהל את כל הפעילות מתוך מערכת אחת, תוך סינון הנתונים לפי סניף, אזור, מחלקה או מנהל אחראי.
דיווח נוכחות ושעות עבודה
המערכת מאפשרת לשלב גם דיווחי כניסה ויציאה מהמשמרת וליצור השוואה בין סידור העבודה המתוכנן לבין העבודה שבוצעה בפועל.
העובד יכול לדווח התחלה וסיום משמרת מהמכשיר הנייד, והמערכת מתעדת את זמני העבודה ומציגה חריגות כגון איחור, יציאה מוקדמת או שעות נוספות.
מנהלים יכולים לאשר דיווחים, לבצע תיקונים במקרה הצורך ולהעביר נתוני שעות למערכות שכר או נוכחות חיצוניות.
חוויית משתמש פשוטה לעובדים ולמנהלים
עיצוב חוויית המשתמש התבסס על ההבנה שמרבית העובדים משתמשים באפליקציה מהמכשיר הנייד ובדרך כלל מבצעים פעולות קצרות ומהירות.
המשמרת הקרובה מוצגת באופן בולט, ולצידה גישה מהירה ללוח השבועי, בקשות, החלפת משמרות ודיווח נוכחות.
המנהלים מקבלים ממשק מתקדם יותר הכולל תצוגה שבועית וחודשית, סינון לפי עובדים ומחלקות, סימון חוסרים וחריגות וגישה מהירה לפעולות ניהול מרכזיות.
הממשק תוכנן כך שגם מנהלים האחראים על עשרות או מאות עובדים יוכלו להבין במהירות את מצב סידור העבודה ולזהות בעיות הדורשות טיפול.
התראות ועדכונים בזמן אמת
מערכת ההתראות מסייעת לשמור את כל העובדים והמנהלים מעודכנים. בכל פרסום סידור חדש, שינוי משמרת, בקשת החלפה, אישור חופשה או שינוי בשעות העבודה ניתן לשלוח התראה אוטומטית.
ניתן להגדיר התראות לפני תחילת משמרת, התראה במקרה שמשמרת עדיין אינה מאוישת ותזכורת לעובדים שטרם מסרו זמינות לתקופה הבאה.
כך ניתן לצמצם משמעותית את מספר השיחות וההודעות בין העובדים למנהלים ולהעביר את התקשורת התפעולית למערכת מסודרת ומתועדת.
מערכת ניהול, בקרה ודוחות
למנהלי הארגון פותח אזור ניהול המרכז את כל המידע התפעולי הקשור לעובדים ולמשמרות.
לוח הבקרה מציג מספר עובדים פעילים, משמרות מתוכננות, משמרות שעדיין חסר בהן כוח אדם, בקשות ממתינות לאישור, החלפות משמרות, שעות עבודה וחריגות.
בנוסף, ניתן להפיק דוחות לפי עובד, מחלקה, סניף, תפקיד או תקופה ולנתח שעות עבודה, שעות נוספות, היעדרויות, איחורים ודפוסי שיבוץ.
הנתונים מאפשרים למנהלים להבין טוב יותר את צורכי כוח האדם, לזהות עומסים ולשפר את תכנון המשמרות לאורך זמן.
אוטומציה וחוקים חכמים לשיבוץ עובדים
כדי לצמצם עוד יותר את העבודה הידנית, ניתן להגדיר במערכת חוקים אוטומטיים המסייעים בתכנון המשמרות.
לדוגמה, ניתן להגדיר מספר מינימלי של עובדים למשמרת, תפקידים שחייבים להיות מאוישים, מגבלת שעות שבועית, זמן מנוחה מינימלי בין משמרות או מגבלה על מספר משמרות רצופות.
בעת יצירת סידור העבודה המערכת מזהה חריגות ומציגה למנהל התראות והמלצות לתיקון.
ניתן גם להשתמש בהצעות שיבוץ אוטומטיות המבוססות על זמינות העובדים, הכישורים שלהם, היקף המשרה והיסטוריית המשמרות.
אינטגרציה למערכות שכר ומשאבי אנוש
האפליקציה תוכננה כך שתוכל להשתלב במערכות הארגוניות הקיימות. ניתן לחבר אותה למערכות נוכחות, שכר, משאבי אנוש ומערכות ERP באמצעות API או ממשקי העברת נתונים.
בסיום תקופת העבודה ניתן לייצא נתוני שעות מאושרים לצורך חישוב שכר, שעות נוספות, עבודה בסופי שבוע או תוספות מיוחדות.
האינטגרציה מונעת הזנה כפולה של נתונים ומצמצמת טעויות בתהליך העברת המידע בין מנהלי המשמרות, משאבי האנוש ומחלקת השכר.
אבטחת מידע והרשאות משתמשים
מכיוון שהמערכת מנהלת מידע אישי וארגוני רגיש, הוטמעו בה מנגנוני הרשאות המבוססים על תפקיד המשתמש.
עובדים יכולים לצפות במידע האישי ובמשמרות הרלוונטיות עבורם, מנהלי צוותים יכולים לנהל את העובדים שבאחריותם, ומנהלי מערכת מקבלים הרשאות רחבות יותר לניהול הארגון.
פעולות מרכזיות כגון שינוי סידור עבודה, אישור בקשה, שינוי שעות או החלפת עובד נשמרות ביומן פעילות לצורך בקרה ומעקב.
התוצאה: פחות תיאומים, פחות טעויות ויותר שליטה בסידור העבודה
האפליקציה שינתה את תהליך ניהול המשמרות מתהליך ידני ומבוזר למערכת דיגיטלית מרכזית, שקופה ומבוססת נתונים.
מנהלים יכולים לבנות סידורי עבודה במהירות, לזהות משמרות חסרות, להתמודד עם שינויים בזמן אמת ולעקוב אחר שעות העבודה של העובדים ממערכת אחת.
העובדים מקבלים גישה ישירה לסידור שלהם, יכולים לעדכן זמינות ולהגיש בקשות בעצמם ואינם תלויים עוד בשיחות טלפון או בקבוצות הודעות כדי לדעת מתי הם עובדים.
התוצאה היא חיסכון משמעותי בזמן הניהול, ירידה במספר טעויות השיבוץ, תקשורת טובה יותר בין העובדים למנהלים ושליטה מלאה בתכנון כוח האדם בארגון.